Pipeline-Stages ändern sich meist in kleinen Schritten. Jemand ergänzt eine Stage „wartet auf Rechtsabteilung“, jemand anders benennt „Angebot“ in „Angebot versendet“ um, und eine ungenutzte Stage verschwindet. Jede Änderung ist für sich nachvollziehbar. Hinterher kann niemand mehr erklären, warum die Quote von Angebot zu gewonnen im letzten Quartal so anders aussieht oder warum einige Geschäfte in der falschen Stage gelandet sind. Pomio CRM empfiehlt, eine Stage-Änderung als Teamentscheidung mit Datum zu behandeln, nicht als Einstellung, die eine Person nebenbei anpasst.
Warum eine Stage-Änderung mehr ist als ein neuer Name
Auf Stages baut der Rest des CRM auf. Sie steuern oft die Abschlusswahrscheinlichkeit, sie enthalten die Exit-Kriterien, mit denen der Vertrieb ein Geschäft weiterschiebt, und sie sind die gemeinsame Sprache von Vertrieb und Geschäftsleitung aus gleichen Stage-Definitionen. Ändern Sie eine Stage, ohne abzustimmen, was sie nun bedeutet, verschieben sich Forecast, wöchentliches Review und Konversionsberichte gleichzeitig, während die Leser nicht wissen, dass sich etwas geändert hat.
Was Sie vorher abstimmen
Halten Sie es kurz. Legen Sie die neue Definition der Stage in ein oder zwei Sätzen fest, einschließlich dessen, was erfüllt sein muss, bevor ein Geschäft hineindarf. Bestimmen Sie, wohin jedes offene Geschäft in einer betroffenen Stage wandert: Werden zwei Stages zusammengelegt oder fällt eine weg, sollte jemand diese Geschäfte bewusst verschieben, statt das CRM raten zu lassen. Prüfen Sie, was von der Stage abhängt, etwa Wahrscheinlichkeiten, Pflichtfelder oder Automatisierungen. Und wählen Sie ein Datum, am besten zu Beginn eines Berichtszeitraums, damit sich Berichte von vor und nach der Änderung leicht trennen lassen.
Wer die Änderung umsetzt
Vorschläge können von allen kommen, die in der Pipeline arbeiten, die Änderung selbst gehört aber zu der kleinen Gruppe, die das CRM administriert. Das passt zur Empfehlung, wie viele Administratoren ein CRM braucht: Wenn nur wenige Personen Stages bearbeiten können, rutscht keine Änderung unbemerkt durch. Führt Ihr CRM ein Protokoll, wer was geändert hat, sehen Sie, wann und von wem die Stage geändert wurde, aber nicht warum. Dafür ist die kurze Änderungsnotiz da.
Halten Sie die Zahl der Änderungen niedrig
Einer Pipeline, die sich jeden Monat ändert, vertraut man schwer. Sammeln Sie Vorschläge und entscheiden Sie einige Male im Jahr darüber, es sei denn, etwas funktioniert eindeutig nicht. Prüfen Sie vor einer neuen Stage, ob die Pipeline damit eine sinnvolle maximale Anzahl an Stages überschreitet und ob sich die Situation besser mit einem Feld oder einer eigenen Pipeline lösen lässt. Nutzen Sie nach der Änderung die nächste monatliche Datenqualitätsprüfung, um Geschäfte zu finden, die noch in einer gelöschten oder umbenannten Stage stehen, und solche, deren Wahrscheinlichkeit nicht mehr zur neuen Stage passt.