Pomio CRM speichert Geschäfte, Stages, Notizen und Aktivitäten auf verknüpften Datensätzen. Eine Pipeline funktioniert nur, wenn jede Stage etwas Bestimmtes bedeutet, und diese Bedeutung kommt aus den Exit-Kriterien, die ein Geschäft erfüllen muss, bevor es weitergeht. Eine übersprungene Stage umgeht diese Kriterien stillschweigend. Manchmal ist das richtig, aber dann sollte es eine sichtbare Entscheidung von jemandem sein, der für den Forecast geradesteht, und kein Ziehen per Maus, das niemand bemerkt.
Warum übersprungene Stages ein Problem sind
Jede Stage gibt es, weil etwas zutreffen muss, bevor der nächste Schritt sinnvoll ist. Ein Angebot vor der Bedarfsanalyse ist oft eine Preisliste für jemanden, der sein Problem noch gar nicht erklärt hat. Wenn Verkäufer ein Geschäft nach Belieben zwei oder drei Stages nach vorne schieben können, zeigt die Pipeline Geschäfte in Angebot, die nie ein echtes Gespräch über Bedarf, Budget oder Zeitplan hatten. Die Abschlussquoten pro Stage verschieben sich, Conversion-Berichte verlieren ihre Aussagekraft, und der Forecast zählt Geschäfte als weiter fortgeschritten, als sie sind.
Was als Überspringen gilt
Halten Sie die Definition einfach, damit niemand darüber streiten muss. Eine Stage nach vorne mit erfüllten Exit-Kriterien ist ein normaler Stage-Wechsel. Ein Schritt nach vorne, der eine oder mehrere Stages auslässt, ist ein Überspringen, zum Beispiel von Qualifiziert zu Angebot ohne Demo oder Bedarfsanalyse. Ein Schritt zurück ist eine Korrektur, kein Überspringen. Ein Geschäft aus einer beliebigen Stage als verloren zu schließen, ist ebenfalls kein Überspringen; dafür braucht es nur einen Verlustgrund. Halten Sie diese Regeln als Teil der gemeinsamen Stage-Definitionen fest, damit Vertrieb und Management sie gleich lesen.
Notiz, Genehmigung oder Sperre: drei Stufen
Nicht jeder Stage-Wechsel verdient dieselbe Kontrolle. Eine Stage weiter mit erfüllten Kriterien braucht eine kurze Notiz, dieselbe Gewohnheit wie eine Notiz bei jeder Stage-Änderung. Ein Überspringen braucht einen benannten Genehmiger und eine Begründung. Fehlende harte Daten wie ein Betrag oder ein erwartetes Abschlussdatum fangen Sie besser mit Pflichtfeldern, die den Stage-Wechsel blockieren, ab als mit einer Genehmigung. Genehmigung ist für Ermessensfragen gedacht, nicht für Dateneingabe; beschränken Sie sie also auf die Momente, in denen jemand entscheiden muss, ob das Auslassen einer Stage gerechtfertigt ist.
Berechtigte Gründe für ein Überspringen
Überspringen ist nicht immer ein Zeichen schlampiger Arbeit. Ein Bestandskunde bestellt vielleicht eine Erweiterung, für die keine Bedarfsanalyse nötig ist, eine Ausschreibung kommt mit fertig formulierten Anforderungen, oder eine Empfehlung ist praktisch unterschriftsreif. In diesen Fällen hält der Genehmiger die Begründung fest, etwa „Bestandskunde, Umfang aus aktuellem Vertrag bekannt“, und das Geschäft geht weiter. Es geht nicht darum, gute Geschäfte zu bremsen, sondern die Ausnahme sichtbar zu machen, damit ein Muster von Sprüngen bei einer Person oder einem Produkt im wöchentlichen Pipeline-Review besprochen werden kann.
Wer genehmigt, und wie schnell
Benennen Sie pro Team einen Genehmiger, meist die Vertriebsleitung oder in einem kleinen Unternehmen den Gründer, mit einer Vertretung für den Urlaub. Eine Genehmigung sollte Minuten dauern, nicht Tage: eine kurze Begründung am Geschäft und ein Ja oder Nein. Dauern Genehmigungen zu lange, schieben Mitarbeitende Geschäfte in schneller Folge jeweils eine Stage weiter, um sie zu umgehen, und das untergräbt den Zweck. Achten Sie deshalb auch auf die Tage in der aktuellen Stage; ein Geschäft, das null Tage in drei Stages verbracht hat, ist meist ein verdeckter Sprung.
Wie Pomio CRM hilft
In Pomio CRM behält jedes Geschäft seine Stage-Historie zusammen mit den Notizen und Aktivitäten aus dem Verkaufsprozess. Überspringt ein Geschäft eine Stage, werden Begründung und Name des Genehmigers am Geschäft festgehalten, sodass jeder, der es später öffnet, sieht, warum es weiterging und wer zugestimmt hat. Im wöchentlichen Review lassen sich Geschäfte mit übersprungenen Stages neben ihren Aktivitäten prüfen; so sehen Sie schnell, ob die ausgelassene Arbeit wirklich überflüssig war oder einfach nicht stattgefunden hat.
Eine praktische Checkliste
Exit-Kriterien für jede Stage festlegen; eine Stage nach vorne mit erfüllten Kriterien als normalen Wechsel mit Notiz behandeln; jeden Schritt nach vorne über eine Stage hinweg als Überspringen behandeln; für jedes Überspringen einen benannten Genehmiger und eine kurze Begründung verlangen; Schritte zurück mit Notiz erlauben; Pflichtfelder für harte Daten nutzen, keine Genehmigungen; pro Team einen Genehmiger und eine Vertretung benennen; übersprungene Geschäfte im wöchentlichen Pipeline-Review besprechen.
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Bremst eine Genehmigung für das Überspringen den Vertrieb?
Nur wenn Genehmigungen lange dauern. Eine kurze Begründung und ein schnelles Ja oder Nein eines benannten Genehmigers kosten Minuten und halten die Pipeline ehrlich.
Sollte der Genehmiger die Führungskraft des Verkäufers sein?
Meist die Vertriebsleitung oder der Gründer. Wichtig ist, dass es eine benannte Person ist, die auch für den Forecast verantwortlich ist.
Was, wenn eine Stage keine Exit-Kriterien hat?
Dann lässt sich ein Überspringen kaum beurteilen. Legen Sie zuerst die Exit-Kriterien fest; bis dahin ist eine Stage ohne Kriterien eher ein Etikett als ein Schritt.
Sollten Sprünge in Berichten gezählt werden?
Ja. Erfassen Sie die Zahl der Sprünge pro Verkäufer und pro Stage. Eine Stage, die oft übersprungen wird, ist vielleicht unnötig oder schlecht definiert.