Die meisten kleinen Vertriebsteams kennen das: Ein Kunde bittet um ein Angebot, jemand schreibt „kümmern wir uns drum“ in eine Notiz, und zwei Wochen später stellt sich heraus, dass es niemand getan hat. Das Problem ist selten Faulheit. Die Aufgabe gehörte allen, und in der Praxis heißt das: niemandem. Pomio CRM empfiehlt eine einfache Regel: Arbeit darf bei einem Team eingehen, aber jede Aufgabe, die eine Handlung erfordert, hat genau einen namentlichen Verantwortlichen.
Warum Teamaufgaben liegen bleiben
Ist eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen, sieht jeder sie neben der eigenen Arbeit und nimmt vernünftigerweise an, dass eine Kollegin oder ein Kollege mit mehr Zeit sie übernimmt. Niemand erhält eine Erinnerung, die sich persönlich anfühlt, und wenn das Fälligkeitsdatum verstreicht, gibt es niemanden, den man fragen kann. Berichte verschärfen das: Überfällige Arbeit pro Team verdeckt, ob eine Person überlastet ist oder eine Aufgabe schlicht vergessen wurde. Dieselbe Logik steckt hinter einem einzigen Eigentümer für jedes offene Geschäft; Aufgaben brauchen das genauso.
Arbeit im Team eingehen lassen, dann zuweisen
Manche Arbeit beginnt tatsächlich ohne klaren Verantwortlichen: Website-Leads, Rückrufbitten, Verlängerungen, die anstehen, während ein Account Manager abwesend ist. Das ist in Ordnung, solange diese gemeinsame Phase kurz ist. Legen Sie fest, wer verteilt, zum Beispiel eine feste Person pro Tag oder eine Regel pro Region oder Produkt, und wie schnell, zum Beispiel innerhalb eines Arbeitstags. Ab dann hat die Aufgabe einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum, wie in jede CRM-Aufgabe braucht ein Fälligkeitsdatum beschrieben.
Ein Verantwortlicher, nicht zwei
Eine Aufgabe zwei Personen zuzuweisen, wirkt sicher, erzeugt aber dasselbe Problem im Kleinen. Müssen zwei Personen wirklich etwas tun, legen Sie zwei Aufgaben mit je eigenem Verantwortlichen an. Unterstützt eine Person die andere nur, erwähnen Sie sie in der Aufgabe oder Notiz und lassen eine Person für den Abschluss verantwortlich.
Übergeben, ohne die Aufgabe zu verlieren
Wer die Arbeit nicht erledigen kann, weist die Aufgabe neu zu, statt sie offen zu lassen. Die Neuzuweisung bewahrt den Verlauf und macht den neuen Verantwortlichen sichtbar. Dasselbe gilt bei Krankheit, Urlaub oder Weggang: Offene Aufgaben werden übergeben, nicht vergessen. Nachverfolgung nach Terminen ist ein guter Test, denn eine Folgeaufgabe am selben Tag hilft nur, wenn sie bei der richtigen Person landet.
Pro Person prüfen, nicht pro Team
Sehen Sie sich im wöchentlichen Pipeline- oder Teammeeting die überfälligen Aufgaben pro Verantwortlichem an. So erkennen Sie schnell, ob Arbeit ungleich verteilt ist oder ein Punkt feststeckt, und aus einem vagen „wir“ wird eine konkrete Frage an eine Person. Führen Sie noch nicht zugewiesene Arbeit als eigene kurze Liste, die die verteilende Person zuerst abarbeitet.